Informativa ai sensi dell’art. 13 Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati

EPAS: ENGINEERING PHYSICS ALUMNI AND STUDENTS (ASSOCIATION) (di seguito l“Associazione) è molto attenta alla privacy ed alla protezione dei dati personali osservando misure organizzative e tecniche adeguate, nonché idonee a garantire la sicurezza delle informazioni sotto l’aspetto della riservatezza, integrità e disponibilità dei dati personali trattati. Con la presente intendiamo, quindi, informare circa le modalità con le quali tratteremo i dati personali in qualità di titolare al trattamento ed in conformità con la normativa in materia di protezione dei dati personali applicabile (in particolare il Regolamento UE 2016/679 c.d. “GDPR” e il D.lgs. 196/2003 c.d. “Codice Privacy” come modificato dal D.lgs. 101/2018).

Quali dati personali utilizzeremo?

I dati personali (i “Dati”) sono inseriti direttamente dall’interessato in piattaforme online in occasione dell’adesione all’Associazione. Più precisamente, potremo raccogliere:

  • dati identificativi e anagrafici;
  • dati di contatto, come recapiti telefonici e di posta elettronica;
  • dati economico-finanziari relativi all’operazione di pagamento tramite carta di credito online.

L’Associazione non tratta in generale dati particolari “sensibili” i sensi dell’Art. 9 GDPR.

Per quali finalità useremo i Dati e sulla base di quali presupposti legali?

Useremo i  Dati,  a mezzo di strumenti elettronici e/o cartacei, per dare esecuzione a obblighi contrattuali, precontrattuali e legali,  ovvero per l’adesione e la partecipazione all’Associazione e lo svolgimento delle attività proposte a favore degli associati secondo gli scopi dell’Associazione e quindi ad esempio, l’iscrizione al libro soci, la partecipazione alla vita associativa, l’informazione sulle attività associative e sulle iniziative proposte dall’Associazione, creazione di una rete di contatti tra studenti, alumni, professori, aziende, e altri enti rilevanti, creazione di rapporti sociali tra gli associati,  organizzazione di eventi sia di tipo accademico-professionale che di tipo ricreativo, quali conferenze, incontri, visite, corsi o altro, la promozione di attività di approfondimento legate al mondo dell’ingegneria fisica, etc.

In tale contesto il mancato conferimento dei Dati comporta l’impossibilità di dare seguito all’adesione all’Associazione.

I  Dati  possono quindi essere utilizzati per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell’interessato all’interno della o per l’Associazione ovvero l’esecuzione del contratto sociale di cui l’interessato è parte o di misure, anche precontrattuali o amministrativo-contabili, adottate su richiesta dello stesso, l’adempimento di obblighi legali, a cui è soggetto il titolare del trattamento, e più in generale, come base giuridica, dietro consenso dell’interessato in fase di adesione con riferimento anche al trattamento.

L’Associazione non ricorre a procedure decisionali automatizzate né di profilazione ai sensi dell’art. 22 GDPR. Ove, in casi particolari, dovessimo ricorrere a tali procedure, vi terremo informati di ciò separatamente, secondo quanto è prescritto dalla legge.

Con quali modalità tratteremo i Dati?

ll trattamento dei Dati avverrà nel pieno rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, limitazione delle finalità e minimizzazione dei dati e comunque di tutti i principi di cui all’art. 5 del GDPR. In relazione alle indicate finalità i Dati sono oggetto di trattamento informatico, in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza. Il trattamento dei Dati avviene sotto l’autorità del titolare da parte di soggetti specificamente incaricati, autorizzati ed istruiti al trattamento ai sensi dell’art. 29 GDPR e 30 del Codice Privacy, attraverso l’ausilio di sistemi elettronici, telematici ovvero con ogni altro mezzo messo a disposizione dalla tecnica e dall’evoluzione digitale nel rispetto della legge applicabile.

Sino a quando conserveremo i  Dati?

I Dati saranno trattati non oltre il tempo necessario alla partecipazione dell’interessato in qualità di associato e comunque non oltre 2 anni ovvero, diversamente, entro il tempo in cui il titolare del trattamento sarà soggetto agli obblighi di legge di conservazione delle scritture contabili e delle notizie inerenti, anche di rilevanza fiscale, nonché per periodi di durata non superiori a quanto necessario per accertare, esercitare o difendere un giudizio in sede giudiziaria.

A chi comunicheremo i  Dati?

I Dati potranno essere comunicati con modalità in grado di garantire un grado di sicurezza e riservatezza ragionevoli in rapporto alla natura del dato a: tutti i soggetti cui la facoltà di accesso ai Dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi, in esecuzione a specifichi obblighi di legge ivi comprese autorità competenti per adempiere obblighi di legge su specifica richiesta; organi dell’Associazione, ai dipendenti/collaboratori/delegati/intermediari del titolare, nell’ambito delle relative mansioni, debitamente autorizzati ed istruiti; alle società, organizzazioni o/o enti e terze parti  legate all’Associazione o ai responsabili esterni al trattamento se nominati.

I Dati  potranno altresì essere comunicati ad eventuali soggetti qualificati che forniscano all’Associazione prestazioni o servizi strumentali alle finalità indicate nella presente informativa tra cui: fornitori di servizi IT; fornitori e/o altri soggetti qualificati che forniscano all’Associazione prestazioni o servizi strumentali alla organizzazione associativa (es. consulenti del lavoro); consulenti che assistono a vario titolo l’Associazione con particolare riferimento ad aspetti legali, tributari, previdenziali, contabili, organizzativi. I soggetti sopra elencati potranno essere domiciliati anche al di fuori del territorio dello Spazio Economico Europeo.

Come sarà regolato il trasferimento dei vostri Dati verso Paesi extra UE?

I Dati non saranno trasferiti al di fuori del territorio dell’Unione Europea. Un trasferimento verso Paesi extra UE avverrà, in ogni caso, nel rispetto della normativa europea, ovvero sarà regolato dalle clausole tipo per il trasferimento di dati personali da un titolare del trattamento nell’UE a responsabili del trattamento stabiliti al di fuori dell’UE o del SEE, approvate dalla Decisione della Commissione Europea C (2021) 3971 finale (come modificata, superata o sostituita di volta in volta), ovvero si tratti di una giurisdizione adeguata per la stessa Commissione, il trasferimento rientri in una delle deroghe di cui all’art. 49 GDPR o il trasferimento è comunque consentito dalla legge privacy applicabile in forza di altri metodi.

Quali diritti potete esercitare?

Avete il diritto di richiedere l’accesso ai Dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento e di opporvi al loro utilizzo da parte nostra, oltre al diritto di richiedere la consegna di alcuni di questi e di reclamo. In particolare, avete:

Diritto di accesso

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di Dati che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l’accesso ai Dati e alle seguenti informazioni:

a) le finalità del trattamento;

b) le categorie di Dati in questione;

c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i Dati  sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali e, in tal caso, l’esistenza di garanzie adeguate;

d) quando possibile, il periodo di conservazione dei Dati previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;

e) l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei Dati  o la limitazione del trattamento dei Dati  che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;

f) il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;

g) qualora i Dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;

h) l’esistenza o meno di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Diritto di rettifica

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei Dati  inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo.

Diritto di cancellazione

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei Dati che lo riguardano senza ingiustificato ritardo e il titolare del trattamento ha l’obbligo di cancellare senza ingiustificato ritardo i Dati, se sussiste uno dei motivi seguenti:

a) i Dati  non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati;

b) l’interessato revoca il consenso su cui si basa il trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il trattamento;

c) l’interessato si oppone al trattamento, e non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento;

d) i Dati  sono stati trattati illecitamente;

e) i Dati  devono essere cancellati per adempiere un obbligo legale previsto dal diritto dell’Unione Europea o del diritto lo Stato membro cui è soggetto il titolare del trattamento.

Diritti di limitazione del trattamento

L’interessato ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ricorre una delle seguenti ipotesi:

a) l’interessato contesta l’esattezza dei Dati , per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l’esattezza di tali Dati;

b) il trattamento è illecito e l’interessato si oppone alla cancellazione dei Dati  e chiede invece che ne sia limitato l’utilizzo;

c) benché il titolare del trattamento non ne abbia più bisogno ai fini del trattamento, i Dati  sono necessari all’interessato per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

d) l’interessato si è opposto al trattamento, in attesa della verifica in merito all’eventuale prevalenza dei motivi legittimi del titolare del trattamento rispetto a quelli dell’interessato.

Diritto di opposizione

L’interessato ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che lo riguardano basato sull’interesse legittimo del titolare, compresa la profilazione.

Diritto alla portabilità dei Dati

L’interessato ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i Dati  che lo riguardano forniti a un titolare del trattamento e ha il diritto di trasmettere tali Dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti qualora:

a) il trattamento si basi sul consenso o su un contratto; e

b) il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati.

Nell’esercitare i propri diritti relativamente alla portabilità dei Dati, l’interessato ha il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei Dati  da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Eventuali reclami potranno essere presentati al Garante per la protezione dei dati personali (seguendo le procedure e le indicazioni pubblicate sul sito web dell’Autorità su www.garanteprivacy.it) oppure un ricorso amministrativo o giurisdizionale.

Come contattare il Titolare del Trattamento?

I vostri diritti potranno essere esercitati e qualsiasi vostra richiesta relativa ai Dati trattati dall’Associazione potrà essere formulata, contattando il titolare del trattamento ai recapiti di seguito indicati:

EPAS: ENGINEERING PHYSICS ALUMNI AND STUDENTS (ASSOCIATION)

email: privacy@epasassociation.it

Sede: Via Durini 20 – 20122, Milano

Il responsabile privacy interno è il Segretario.

In caso di richiesta di informazioni relative ai Dati, il titolare darà riscontro al più presto – salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato – e, comunque, non oltre 30 giorni dall’istanza. Eventuali impossibilità o ritardi da parte del titolare nel soddisfare le richieste verranno motivati.

Come potrete essere informati di eventuali modifiche alla presente Informativa sulla Privacy?

Questa Informativa sulla Privacy potrebbe subire delle modifiche e degli aggiornamenti, ove venissero apportate delle modifiche al modo con cui noi trattiamo i  Dati o alle altre informazioni fornitevi con la presente. Le eventuali modifiche garantiranno, in ogni caso, la piena tutela dei vostri diritti. Ove venissero apportate modifiche che possano limitare le garanzie a tutela dei  Dati o i vostri diritti rispetto alla versione attuale, prima che il trattamento dei  Dati abbia inizio secondo le nuove modalità, verrete prontamente informati attraverso i contatti fornitici e vi verrà garantito il diritto di modificare i vostri consensi e le vostre preferenze.

Ad ogni modo, vi invitiamo a consultare di tanto in tanto la Informativa pubblicata sul sito internet.